INFORMATIONSPFLICHTEN ZUM EINSATZ VON MICROSOFT FORMS

1. Verantwortliche für die Datenerhebung

Förderverein Christopher-Street-Day Nürnberg e.V.
c/o Fliederlich e.V. – Queeres Zentrum Nürnberg
Sandstraße 1
90443 Nürnberg

vertreten durch seinen Vorsitzenden Bastian Brauwer (ebenso Ansprechpartner für Ihre Datenschutzrechte)

Telefon: +49 911 – 450 50 181
E-Mail: vorstand@csd-nuernberg.de

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Der Christopher-Street-Day Nürnberg e.V. nutzt das Tool „Microsoft Forms“, um Anmeldedaten für Demogruppen, Infostände am Straßenfest, Prideweeks Events und Acts für das Bühnenprogramm zügig online zu erfassen. Dies dient der effizienten Veranstaltungsorganisation des CSD NÜRNBERG PRIDE.

Microsoft Forms ist ein Service der Microsoft Corporation. Die Verarbeitung erfolgt dabei im Auftrag des CSD NÜRNBERG PRIDE durch

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Irland

Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzhinweise Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Christopher-Street-Day Nürnberg e.V. bei der Nutzung einer Microsoft Forms Umfrage informieren. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung bei Microsoft einzusehen.

Hier finden Sie weitere Informationen von Microsoft zu diesem Thema:

Datenschutzerklärung von Microsoft – Microsoft-Datenschutz

• Microsoft Servicevertrag
• Sicherheit und Datenschutz in Microsoft Forms

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Teilnahme an unseren Befragungen ist grundsätzlich freiwillig. Soweit durch die Teilnahme an der Befragung eine Einwilligung erteilt wird, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Sollten Umfragen für die Anbahnung und/oder Erfüllung von Verträgen erforderlich sein, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sollte kein Vertragsverhältnis bestehen, können Umfragen auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effektiven Planung und Durchführung von Projekten und Prozessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich sein.

Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie bei der Teilnahme an einer Abstimmung oder Umfrage in Forms machen, insbesondere dann, wenn Fragestellungen „offen“ formuliert sind.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse,
• Anschrift,
• Handynummer,
• Antworten zu Fragestellungen,
• Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt),
• Bevorzugte Sprache,
• Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort,
• Statistische Auswertung (je nach Einstellung personenbezogen oder anonymisiert),
• Zahl der Antworten, Durchschnittliche Zeit für das Ausfüllen, Status (aktiv, nicht aktiv), ID-Nummer,
• Ergebnisse der Auswertungen,
• Einstellungen (individuell voreinstellbar)

Wenn Sie an einer anonymen Umfrage teilnehmen, enthält Ihre Antwort keine Kontaktinformationen und kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden. Der Anbieter von „Microsoft Forms“ erhält im Rahmen seiner Diensterbringung als
Auftragsverarbeiter notwendigerweise Kenntnis von diesen Daten.

4. Dauer der Datenverarbeitung

Die Daten aus Umfragen/Formularen/Fragebögen (Fragen und Antworten) werden in der Microsoft Cloud gespeichert und von dort durch das jeweilige Projektteam abgerufen. Sofern keine betriebliche Notwendigkeit, gesetzliche Verpflichtung oder ein besonderes betriebliches Interesse an einer dauerhaften Speicherung besteht, werden alle Angaben nach Zweckwegfall innerhalb eines Jahres gelöscht.

5. Empfänger*innen der Daten und Übermittlung in ein Drittland

Innerhalb unserer Organisation erhalten ausschließlich die zuständigen Arbeitskreise (AK Demo, AK Platz, AK Prideweeks, AK Bühnenprogramm) Zugriff auf die Daten, soweit dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist. Der AK Marketing erhält lediglich die für die Veranstaltungsvermarktung relevanten Informationen (z. B. Firmenname, Prideweeks Event-Beschreibung), jedoch keine personenbezogenen Kontaktdaten wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen.

Für die Erbringung der Vertragsleistung werden diejenigen Daten an Microsoft übertragen, welche zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Insbesondere werden Benutzerkennung und IP-Adresse an Microsoft weitergegeben. Bei Nutzung des Dienstes werden Inhaltsdaten an Microsoft übertragen. Nach Angaben von Microsoft erfolgt die Übertragung der Inhaltsdaten verschlüsselt.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zur Verschlüsselung durch Microsoft finden Sie in der Datenschutzerklärung und auf den Microsoft Purview Informationsseiten im Internet.

6. Betroffenenrechte

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten, Art. 15 DSGVO
• Berichtigung Ihrer Daten, Art. 16 DSGVO
• Löschung, Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
• Widerrufsrecht, Art. 7 DSGVO Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.